办公室  洪文玲 

摘要：在对档案管理工作的认识上，大多数人都存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对一个单位的健康发展起着至关重要的作用，它是一个单位协调、有序、高效运行的有效保证。本文分析了目前单位档案管理中存在的问题，提出了加强单位档案管理工作的几点思路。

关键词：档案管理  意义  问题  对策

随着社会经济的不断发展，档案工作在社会中的重要作用和重视程度得到了不断提升，这对档案管理工作提出了更高的要求。同时，针对档案管理工作具有政策性、机密性、专业性较强的特性，单位更要充分认识到该项管理工作的重要性，加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；作为从事档案管理的工作人员，必须提高档案工作科学管理水平和服务中心工作的能力，逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化，为社会和本单位提供更多有价值的档案信息资源。 

一、做好档案管理工作的重要意义

为什么要做好档案管理工作呢？因为档案里记载着的是单位发展史上的优秀成果，能对研究本单位的工作业绩和科学发展提供第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。做好档案管理工作是一个单位健康发展的需要，档案管理工作作为单位管理工作的一部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。可以说，科学规范的管理档案，是衡量一个单位工作业绩与管理水平的重要尺度。

二、档案管理存在的问题

（一）对档案的重视程度不够。一直以来，大家对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不算很复杂，没必要花太多的精力在这上面，只要“守好摊”，不丢失、不泄密，能应付检查、查档就行了。这样的思想也表明了大多数人对档案工作缺乏了解，面对如今管理要求越来越高，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。
    （二）档案管理水平不高。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性、技术性很强的工作。单位负责管理档案的工作人员一般都没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且管理档案的工作人员都是兼职，所以对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，对各科室必须要形成的档案资料及时整理归档监督指导力度也不够，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

（三）档案管理手段落后。目前,单位上的档案管理仍然停留在纸质档案、仅用档案柜保存的状况，大部分档案资料整理还处于手工操作阶段，工作效率低，自动化和信息化程度不高，这与管理科学化有点脱节。由于没有采用计算机辅助管理档案，没有实现信息网络化，一些资料信息资源难以共享，影响了单位整体工作效率。
    （四）档案保管条件较差。达不到档案管理要求，与整齐、规范、统一的要求还存在一定的差距。档案室的设施设备也不齐全，管理体制不到位，这样的保管条件容易使部分档案受到损害。

三、档案管理工作的对策

上述问题不同程度地影响单位档案工作循序渐进地开展，影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥。当前，针对新形势，档案工作要创造性地开展，就要强化以下几点：

（一）提高认识、加强领导，是做好档案管理工作的关键 

如今，档案整理工作已变得越来越重要，单位一定要重视、关心、支持档案工作，进一步提高档案工作重要性的认识。

1．要加强档案宣传力度。利用各种形式抓好《档案法》和《档案法实施办法》的宣传教育，通过宣传，扩大档案工作的影响力，使广大干部职工充分认识档案工作的重要性，提高档案意识，做好档案工作。

2．要加强对档案工作的领导。切实把档案工作列入单位年度工作计划和领导工作的职责范围，摆上议事日程，要定期听取档案工作汇报，及时分析、研究、解决档案工作中遇到的问题。

3．要树立大局意识，主动服务中心工作。从事档案管理的工作人员要树立大局意识和服务意识，紧紧围绕本单位中心工作，做好服务工作，只有及时、准确地为领导和相关科室提供档案信息资源，档案工作的知名度和影响力才能随之得到提升。
    （二）提升档案管理水平，是做好档案管理工作的前提 
    随着逐年各类文档数量不断增多，这给档案管理工作提出了新的要求，只有不断提升档案管理水平，才能逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化，为社会和本单位提供更多有价值的档案信息资源。 

1．配备责任心强的档案管理人员。档案管理工作专业性很强，要求从事档案管理的工作人员既要有高度的责任感，又要具有一定的档案管理专业水平，尤其是运用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理人员只有不断地学习丰富的专业知识，给大脑“充电”，开拓视野，提高综合素质，才能做好新时期档案管理工作。

2．档案管理工作要运用信息网络技术。档案是历史的真实记录，记载着丰富的信息，汇集着大量的资源，但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。在高科技情况下的档案管理工作可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。因此，要使档案最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于档案管理。首先，从事档案管理的工作人员要提高信息管理的时效性，准确、及时地传输信息；其次，要对档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理后输入计算机，使文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存；其三，要充分利用计算机网络技术来进行档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的档案信息服务，以实现档案信息资源的有效共享。既提高了档案工作的效率和质量，也大大提高了档案的利用效率。

3．档案管理人员要掌握现代化的管理技能。计算机技术为我们的各项工作提供了极大便利，有利地提高了工作效率，档案管理工作也不例外，这就需要从事档案管理的工作人员要能熟练地掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。

4．要改进和完善档案功能。要使档案的记录内容全面、客观、动态，档案的内涵也要进一步丰富和扩大，从而更好地为单位服务。在管理好档案的基础上，档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用。

（三）提高档案人员业务素质，是做好档案管理工作的条件 
    随着社会的发展，科学技术的不断进步，档案工作所面临的任务、工作环境、服务对象、管理模式都在发生变化，高科技也应用到档案管理工作中，因此，提高档案人员的素质显得尤为重要。

1．要加强对档案人员的教育培训。要注重档案培训实效，运用“走出去、请进来”等培训方式，使从事档案管理的工作人员尽快掌握档案立卷归档工作流程和档案目录输入进一步规范，促进单位档案工作效率的提高。

2．做好档案收集及管理工作。要围绕档案“及时、完整、统一”的要求，完善归档档案的内容。作为档案管理人员要注重平时档案收集工作，争取档案收集工作的主动权，以便及时将各科室的档案立卷归档，统一管理，确保档案种类、内容真实完整。

3．要加强对档案人员再教育。要通过各种形式对从事档案管理的工作人员进行《档案法》、《保密法》以及国家有关档案工作法规的宣传教育，使之充分认识做好档案工作的重要意义。此外，档案管理人员在努力学习档案专业知识和科学技术的基础上，要对本单位档案的数量、内容、种类、史料价值等做到心中有数。同时，要结合工作实际，创造性地开拓档案工作新思路，积极做好档案信息开发利用工作，提高档案利用率，更好地为单位领导服务，为中心工作服务，为广大职工服务，为经济发展和构建和谐社会服务。

（四）加强档案库房设施建设，是做好档案管理工作的保证
    档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，也是一项专业技术性很强的工作，档案管理的好与坏，直接影响到档案的“寿命”。为此，作为单位档案室必须要严格按照《国家档案法》档案保管标准要求，完善单位档案室保管条件。

1．要进一步加大对单位档案室基础设施的投入。严格按档案管理“八防”标准要求，不断完善档案室的保管条件，尽可能的改变档案室杂、乱问题，做到档案室统一整齐规范。

2．要建立健全档案管理网络。建立一支有分管领导、各科室主管负责人、档案员组成的档案管理队伍，切实做到责任到位，制度落实，确保本单位档案管理工作正常开展。

3．要加强信息化基础设施建设。应根据档案信息化建设的需要，配备必要的设施设备。同时，进一步加强档案管理应用系统建设，把档案管理应用系统纳入整个单位的办公自动化系统中, 对文书工作和档案工作统筹规划、优化管理。此外，使用县档案馆指定的统一的档案系统管理软件，为档案信息采集、交换、资源共享创造条件，使档案工作更好地服务于本单位，服务于社会。

参考文献： 
［1］傅荣校．档案管理现代化[M]．浙江大学出版社

［2］陈兆�、和宝荣、王英玮．档案管理学基础（第三版）[M]．中国人民大学出版社

［3］周燕．对“档案管理的点滴看法”[J]．档案管理，2007(6) 

［4］杨静．怎样加强档案工作者的综合素质[J]．山东省农业管理干部学院学报，2005（3）［5］钱云祥、陈晓春、陈明.关于档案管理现代化的思考[J].浙江档案,2008(8)

［6］高文华.档案现代化管理初探[J].办公室业务,2005(2)

(洪文玲）